Jak to się robi w GCS, czyli gdyński Budżet Obywatelski od kuchni. Część II

Dla tych, którzy nie byli na maratonach pisania wniosków i dla tych, którzy nie mieli okazji porozmawiać z urzędnikami przygotowaliśmy małą „ściągę”. Oto odpowiedzi na pytania, które pojawiają się najczęściej jeśli chodzi o realizację wniosków do Budżetu Obywatelskiego przez Zarząd Dróg i Zieleni w Gdyni oraz Gdyńskie Centrum Sportu.

Ile projektów w ramach Budżetu Obywatelskiego zrealizowało Gdyńskie Centrum Sportu? Jakie to były przedsięwzięcia?
W latach 2014-2016 do Gdyńskiego Centrum Sportu, w ramach Budżetu Obywatelskiego, trafiły do realizacji 32 inwestycje. 29 z nich zostało już wykonanych.
W 2017 roku do realizacji przewidzianych jest kolejnych 16 projektów. Przeważają inwestycje związane z dostawą i montażem urządzeń rekreacyjnych – siłowni zewnętrznych i urządzeń do streetworkout’u (ok. 2/3 realizowanych przez GCS wniosków). Gdyńskie Centrum Sportu w ramach Budżetu Obywatelskiego realizowało także inwestycje związane z budową boisk zlokalizowanych na terenach przyszkolnych.

Jaki jest średni czas realizacji takiej inwestycji?
Średni czas realizacji inwestycji waha się w granicach od 7 do 12 miesięcy. Na czas realizacji wpływ mają m. in. procedury przetargowe na wykonanie dokumentacji projektowej oraz na wykonanie samej inwestycji, a także konieczność uzyskania niezbędnych uzgodnień inwestycyjnych. Wykonawcy biorą też pod uwagę warunki atmosferyczne, które mogą uniemożliwić zakończenie inwestycji w procedurze jednorocznej.

Wnioskodawcy i mieszkańcy Gdyni często pytają czym jest uzasadniony długi czas realizacji projektów wybranych w ramach Budżetu Obywatelskiego. Jak wygląda harmonogram działań przy realizacji projektu?
Realizacja inwestycji na terenie należącym do gminy wymaga wystąpienia o wydanie zgody na zainwestowanie na gruncie gminnym. Rozpatrzenie wniosku trwa ok. miesiąca.
W przypadku realizacji inwestycji na gruntach prywatnych UM Gdynia podpisuje umowę użyczenia gruntu, w tym wypadku czas uzależniony jest od stanowiska stron umowy.
Brak zgody prywatnego właściciela terenu nie przekreśla inwestycji – w takim wypadku szukana jest nowa lokalizacja, w bliskim sąsiedztwie pierwotnego wniosku.
Po uzyskaniu zgody na inwestycję w określonym miejscu, zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych, rozpoczyna się procedura wyboru wykonawcy dokumentacji projektowej dla danej inwestycji. Trwa ona około miesiąca włącznie z przygotowaniem niezbędnych dokumentów (np. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia).
Wyłoniony w postępowaniu Wykonawca przygotowuje dokumentację projektową niezbędną do uzyskania decyzji pozwolenia na budowę lub przyjęcia zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych. Czas przygotowania postępowania to 1-1,5 miesiąca.
Na etapie przygotowania dokumentacji projektowej wykonawca konsultuje jej zakres z wnioskodawcą i inwestorem odnośnie zagospodarowania oraz jest zobowiązany do uzyskania niezbędnych uzgodnień potrzebnych do uzyskania decyzji pozwalających na realizację inwestycji.
Po wykonaniu i przekazaniu przez wykonawcę dokumentacji projektowej następuje sprawdzenie jej zapisów, niekiedy występuje potrzeba wniesienia odpowiednich korekt. Czas przygotowania dokumentacji projektowej zależy od stopnia złożoności tematu i liczby uzyskania niezbędnych uzgodnień. Z reguły trwa od 2-4 miesięcy. W przypadku zaistnienia nieprzewidzianych wcześniej okoliczności czas realizacji inwestycji wskazanej we wniosku może się znacząco wydłużyć.
Po przyjęciu dokumentacji projektowej od wykonawcy inwestor składa wniosek o wydanie zgody na realizację danej inwestycji (przyjęcie zgłoszenia lub wydanie decyzji pozwolenia na budowę). Załącznikiem do wniosku jest wcześniej wykonana dokumentacja projektowa. Czas oczekiwania na wydanie decyzji wynosi ok. miesiąca (w przypadku przyjęcia zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych) lub dwóch (wydanie pozwolenia na budowę).
Po uzyskaniu decyzji zezwalającej na realizację, inwestor przygotowuje procedurę wyłonienia wykonawcy w oparciu o zapisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych, który zrealizuje inwestycję. Ponownie przygotowane są dokumenty niezbędne do wszczęcia postępowania. Procedura trwa 1 – 1,5 miesiąca. Czas realizacji inwestycji to zazwyczaj od dwa – trzy miesiące – jeżeli nie wystąpią żadne dodatkowe, nieprzewidziane wcześniej okoliczności. Poza tym, realizacja inwestycji uzależniona jest od warunków atmosferycznych, które mogą uniemożliwić prowadzenie robót budowlanych.

Czy GCS może w jakikolwiek sposób wpływać na przyspieszenie poszczególnych etapów realizacji inwestycji powstających w ramach Budżetu Obywatelskiego? Często pada pytanie, dlaczego np. boiska lub siłownie zewnętrzne nie są oddawane do użytku przed okresem wakacyjnym – czyli wtedy, gdy mogłoby z nich korzystać najwięcej osób.
Warto zaznaczyć, że czas realizacji danej inwestycji zależy od stopnia złożoności projektu. Gdyńskie Centrum Sportu stara się możliwie jak najszybciej przystępować do prac związanych z realizacją zwycięskich wniosków. Sam proces otrzymania zgody na zainwestowanie, wszczęcie procedury wyboru wykonawcy dokumentacji projektowej, przygotowania dokumentacji projektowej wraz z uzyskaniem niezbędnych uzgodnień oraz jej zatwierdzenia i uzyskania decyzji zezwalającej na realizację inwestycji zajmuje około sześciu miesięcy. Następny etap to rozpisanie przetargu na wyłonienie wykonawcy robót budowlanych, który również trwa kilka miesięcy.
Wszystkie te procesy wymagają czasu, ale służą starannemu przygotowaniu  określonej inwestycji.

Jak duży wpływ mają wnioskodawcy na ostateczny kształt swojego projektu? Czy mogą decydować np. o tym, jakiej firmy będą elementy siłowni, albo w jakim kolorze?
Gdyńskie Centrum Sportu przykłada dużą wagę, aby realizować projekty o jak najbardziej zbliżonym kształcie do tych wskazanych we wniosku. Od początku staramy się szczegółowo określić poszczególne elementy zagospodarowania. Zdarzają się sytuacje, gdy zmiany są konieczne na etapie projektu (np. brak przestrzeni na wszystkie urządzenia). Wówczas niezbędne zmiany konsultowane są  z wnioskodawcą.
Odnośnie kolorów zazwyczaj wnioskodawca może określić je we wniosku, lub ewentualnie na etapie konsultacji. Jeżeli nie poda takiej informacji,  Gdyńskie Centrum Sportu pozostawia sobie dowolność w doborze kolorów, zazwyczaj pozostawia standardowe kolory producentów. Na ostateczny wygląd zewnętrzny inwestycji może mieć też wpływ opinia plastyka miejskiego, czy konserwatora zabytków.
Jeżeli chodzi o wybór konkretnych firm wnioskodawcy nie mogą o tym  decydować. Zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych,  w trosce o zapewnienie równorzędnej konkurencji, niedopuszczalne jest faworyzowanie żadnego przedsiębiorcy. Dokumentacje projektowe są przygotowane w ten sposób, aby dopuścić do postępowania możliwie jak najwięcej wykonawców.

Jakimi kryteriami kieruje się Gdyńskie Centrum Sportu przy wyborze wykonawcy?
Wybór wykonawcy wynika z aktualnie obowiązujących przepisów prawa. Procedura wyboru opiera się na Ustawie Prawo Zamówień Publicznych. Jednymi z kryteriów są: udokumentowane doświadczenie, gwarancja na wykonane prace, cena oraz termin realizacji zamówienia.
Kolejne częste pytanie od wnioskodawców – dlaczego tak drogo? Autorzy projektów często powołują się na hurtownie sprzętu sportowego czy portale internetowe, gdzie niezbędne elementy można kupić za ceny niższe niż te podawane w Państwa dokumentach.
Wnioskodawcy przygotowując swoje projekty często we własnym zakresie sprawdzają oferty i ich ceny. Na etapie realizacji nie ma innej możliwości wyłonienia wykonawcy lub dostawcy jak publiczny przetarg. W postępowaniu przetargowym firmy, do których wcześniej zwracali się wnioskodawcy, często wcale nie uczestniczą. Gdyńskie Centrum Sportu traktuje ofertę załączoną do wniosku jako poglądową,  pomagającą określić, czy jest możliwe zrealizowanie konkretnej inwestycji.
Często koszty realizacji projektu przekraczają kwotę ustalona podczas jego weryfikacji. Z czego to wynika?
Podczas weryfikacji określane są najważniejsze rzeczy do wykonania. Trudno jest dokładnie określić poszczególne koszty niezbędnych prac.
Na etapie przygotowania dokumentacji projektowej stopień szczegółowości jest dużo większy. Wówczas projektant przygotowuje kosztorys inwestorski z dokładniejszą kwotą, jaką trzeba będzie przeznaczyć na realizację inwestycji.
Jednocześnie podczas projektowania mogą dochodzić inne elementy konieczne do wykonania podczas prac związanych z zagospodarowaniem terenu, o których nie było wiadomo na etapie weryfikacji.

Co się dzieje w sytuacji odwrotnej – gdy ostateczny koszt realizacji projektu okaże się niższy i pozostaną środki niewykorzystane?
Środki zwracane są do Urzędu Miasta Gdyni.

Na co zwrócić szczególną uwagę podczas sporządzania wniosku do Budżetu Obywatelskiego by mieć pewność, że weryfikację przejdzie pozytywnie? Czy osoby zainteresowane złożeniem własnego projektu mogą liczyć na wsparcie Gdyńskiego Centrum Sportu?
Na spotkaniach z mieszkańcami wnioski weryfikowane są pod kątem tematyki, wstępnych wyliczeń środków, wstępnej lokalizacji. Tak, aby wniosek został przyjęty do szczegółowej weryfikacji. Szczegółowa weryfikacja ma miejsce już wewnątrz danego wydziału lub jednostki. Oprócz zakresu merytorycznego, którym zajmują się np. Gdyńskie Centrum Sportu czy Zarząd Dróg i Zieleni w Gdyni, wnioski są weryfikowane przez wydziały Urzędu Miasta odpowiedzialne za administrowanie gruntami oraz wydawanie decyzji zezwalających na realizację inwestycji.
Dopiero po zebraniu wszystkich informacji, które wykazują brak przeciwwskazań następuje ewentualna ostateczna akceptacja wniosku i poddanie go pod głosowanie.
Aby wniosek został zaakceptowany, pomysłodawca powinien zwrócić uwagę na jakim gruncie planuje inwestycję. Dobrze jest wcześniej zwrócić się do organów zarządzających gruntami miejskimi o informację, czy jest coś na danym terenie planowane.
Wniosek powinien zawierać możliwie dokładnie wycenione elementy, które będą stanowiły jego realizację.
Osoby, które chcą złożyć wniosek do Budżetu Obywatelskiego zawsze mogą liczyć na pomoc Gdyńskiego Centrum Sportu w zakresie przygotowania takiego wniosku. Pomoc ta może polegać na określeniu podstawowych elementów, jakie wnioskodawca chciałby zawrzeć w swoim projekcie (np. określenie rodzaju urządzeń rekreacyjnych, ich koloru) lub choćby określenie terenu możliwego do zainwestowania.