Jak to się robi w ZDiZ, czyli gdyński Budżet Obywatelski od kuchni

Dla tych, którzy nie byli na maratonach pisania wniosków i dla tych, którzy nie mieli okazji porozmawiać z urzędnikami przygotowaliśmy małą „ściągę”. Oto odpwiedzi na pytania, które pojawiają się najczęściej jeśli chodzi o realizację wniosków do Budżetu Obywatelskiego przez Zarząd Dróg i Zieleni w Gdyni oraz Gdyńskie Centrum Sportu.

Ile projektów zrealizował Zarząd Dróg i Zieleni w ramach Budżetu Obywatelskiego?
Dotychczas ZDiZ zrealizował sześć projektów Budżetu Obywatelskiego. Powstało pięć placów zabaw oraz wybieg dla psów na Oksywiu.

Jaki jest średni czas realizacji takiej inwestycji?
Średni czas realizacji inwestycji wynosi od 8 do 12 miesięcy.

Wnioskodawcy i mieszkańcy Gdyni często pytają, czym jest uzasadniony długi czas realizacji projektów wybranych w ramach Budżetu Obywatelskiego.
Czas realizacji inwestycji uzależniony jest od trwania procedur związanych z wykonaniem dokumentacji projektowej, wykonaniem robót budowlanych oraz udzielaniem postępowania o zamówienie publiczne.
W przypadku budowy placu zabaw harmonogram wygląda następująco:
1. przekazanie do ZDiZ  środków finansowych z budżetu miasta, przygotowanie postępowania o zamówienie publiczne i wybór wykonawcy  projektu dokumentacji projektowo-kosztorysowej –  dwa miesiące
2. wykonanie projektu zagospodarowania terenu na plac zabaw zależy od zakresu przedsięwzięcia i wymaganych uzgodnień dokumentacji – dwa-trzy miesiące
3. zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych do Wydziału Architektoniczno- Budowlanego UM Gdyni wraz z ustawowym terminem 30 dni oczekiwania na możliwość rozpoczęcia robót budowlanych – jeden miesiąc
4. wybór wykonawcy robót budowlanych w procedurze postępowania o zamówienie publiczne – jeden miesiąc
5.  wykonanie robót budowlanych  – trzy miesiące  (termin wykonania robót uzależniony jest od czasu, w którym wyprodukowane zostaną urządzenia zabawowe montowane na placu zabaw – minimum to sześć tygodni).       
Łączny czas realizacji wynosi  około ośmiu – dziewięciu miesięcy przy założeniu, że postępowanie o zamówienie publiczne nie będzie powtarzane ze względu na brak oferentów lub nieprawidłowości w składaniu ofert

Czy ZDiZ może w jakikolwiek sposób wpływać na przyspieszenie poszczególnych etapów realizacji inwestycji powstających w ramach Budżetu Obywatelskiego? Często pada pytanie, dlaczego np. boiska lub siłownie zewnętrzne nie są oddawane do użytku przed okresem wakacyjnym – czyli wtedy, gdy mogłoby z nich korzystać najwięcej osób.
Obiekty realizowane w ramach zadań inwestycyjnych mają wieloletni czas „żywotności” i jeżeli nie zostaną oddane do użytku w roku ich powstawania, np. w okresie letnim, będą z powodzeniem służyć w latach kolejnych.
Wszystkie inwestycje staramy się wykonać w jak najkrótszym czasie, jednak przy zachowaniu przepisów zgodnych z obowiązującymi procedurami.

Jak duży wpływ mają wnioskodawcy na ostateczny kształt swojego projektu? Czy mogą decydować np. o tym, jakiej firmy będą elementy siłowni, albo w jakim kolorze?
Koncepcje projektów są konsultowane z wnioskodawcami. Wnioskodawca może zasugerować kolorystykę  urządzeń oraz ich rodzaj. Jednak zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych nie można wskazywać firmy, której urządzenia mają być zamontowane na placu. Tu niezbędny jest przetarg.

Jakimi kryteriami kieruje się Zarząd Dróg i Zieleni przy wyborze wykonawcy?
Przy wyborze wykonawcy w ramach procedury przetargowej pod uwagę brane są kryteria umożliwiające wyłonienie najkorzystniejszej oferty. 60 procent łącznej oceny stanowi cena, istotne są także warunki gwarancji oraz termin realizacji inwestycji.

Kolejne częste pytanie od wnioskodawców – dlaczego tak drogo? Autorzy projektów często powołują się na hurtownie sprzętu sportowego czy portale internetowe, gdzie niezbędne elementy można kupić za ceny niższe niż te podawane w oficjalnych dokumentach.
Zadania wykonywane w ramach projektów BO mają charakter przetargów nieograniczonych, realizowanych kompleksowo zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych.
Wybierając urządzenia i inne elementy należy brać pod uwagę wytyczne podane przez ZDiZ we wskaźnikach do przygotowywania wniosków. Szczególnie należy zwrócić uwagę na jakość i trwałość projektowanych urządzeń.

Koszty realizacji projektu przekraczają często kwotę ustaloną podczas jego weryfikacji. Z czego to wynika?
Koszty realizacji projektu w chwili jego weryfikacji są szacunkowe i przyjęte w oparciu o ceny inwestycji, które były realizowane we wcześniejszych przedsięwzięciach. Dopiero szczegółowa dokumentacja projektowo-kosztorysowa dla wybranego projektu może je zweryfikować, ponieważ opiera się na konkretnych rozwiązaniach w danych lokalizacjach.

Co się dzieje się w sytuacji odwrotnej – gdy ostateczny koszt realizacji projektu okaże się niższy i pozostaną środki niewykorzystane?
Dokumentacja projektowo – kosztorysowa opracowywana jest w taki sposób, aby wykorzystać wszystkie środki  przeznaczone na realizację projektu. Koszt wykonania może okazać się niższy np. gdy wykonawca robót budowlanych zaoferuje niższą cenę od szacowanej w kosztorysie inwestorskim. Kwota taka pozostaje nie wykorzystana przez ZDiZ.

Na co zwrócić szczególną uwagę podczas sporządzania wniosku do Budżetu Obywatelskiego, by mieć pewność, że weryfikację przejdzie pozytywnie? Czy osoby zainteresowane złożeniem własnego projektu mogą liczyć na wsparcie Zarządu Dróg i Zieleni?
Na podstawie doświadczeń poprzednich edycji Budżetu Obywatelskiego można wskazać kilka takich elementów:
– urządzenia i inne elementy przewidziane w projekcie do zakupu i instalacji powinny cenowo oscylować wokół cen podanych we wskaźnikach, umożliwiając w ten sposób wybór uwzględniający jakość, trwałość oraz gwarancję bezpieczeństwa
– we wniosku należy uwzględniać dostępność obiektu dla osób o ograniczonej sprawności.
Na szacowanie kosztorysu robót budowlanych wpływ ma między innymi ukształtowanie terenu, ten element także należy brać pod uwagę przygotowując wniosek.
Przed złożeniem wniosku jego autor może uzyskać informacje dotyczące projektu np. w siedzibie ZDiZ , po wcześniejszym umówieniu się na konsultacje z odpowiednim pracownikiem jednostki.